Personas datu apstrādes un aizsardzības paziņojums "Personas datu apstrāde un aizsardzība Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienestā"
Personas datu apstrādes un aizsardzības paziņojuma (turpmāk - Paziņojums) mērķis ir sniegt fiziskai personai (turpmāk - datu subjekts) vispārīgo informāciju par Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienestā apstrādājamo personas datu apjomu, apstrādes nolūkiem un tiesiskiem pamatiem, datu aizsardzību, kādos gadījumos dati tiek izpausti, datu glabāšanas termiņiem, datu subjekta tiesībām attiecībā uz viņa datu apstrādi, kā arī citu informāciju atbilstoši normatīvo aktu personas datu apstrādes un aizsardzības jomā prasībām.
I Pārziņa un datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija
Personas datu apstrādes pārzinis
Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienests
Maskavas ielā 5, Rīga, LV-1012
Reģ. Nr. 90000086402
Tālr. 67075601
Fakss 67075600 vai 67075637
E-pasts: kanceleia@vugd.gov.lv
www.vugd.gov.lv
Datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija: das@vugd.gov.lv
II Vispārīgie noteikumi
Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienests (turpmāk – VUGD), veicot personas datu apstrādi, piemēro Eiropas Parlamenta un Padomes regulu (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (turpmāk - VDAR), Fizisko personu datu apstrādes likumu (turpmāk - FPDAL), likumu „Par fizisko personu datu apstrādi kriminālprocesā un administratīvā pārkāpuma procesā”, kā arī citus spēkā esošos normatīvos aktus, kas ir saistoši VUGD.
Personas dati tiek vākti gan no datu subjekta, gan no ārējām informācijas sistēmām, reģistriem, videonovērošanas iekārtām un citiem informācijas avotiem tiesību aktu noteiktajā kārtībā.
Personas datu apstrādi veic tikai tie VUGD nodarbinātie, kuru amata pienākumos ietilpst veikt šādas darbības saskaņā ar normatīvo aktu, darba līgumu, amata aprakstu, un rīkojuma dokumentiem, ievērojot normatīvo aktu prasības datu apstrādes un aizsardzības jomā, kā arī citu VUGD saistošo tiesību aktu prasības.
VUGD veic personas datu apstrādi, ievērojot VDAR 5.pantā un likuma „Par fizisko personu datu apstrādi kriminālprocesā un administratīvā pārkāpuma procesā” 4.pantā noteiktos personas datu apstrādes principus:
- nodrošina likumīgu, godprātīgu un datu subjektam pārredzamu datu apstrādi, tikai nolūka sasniegšanai nepieciešamajā minimālajā apjomā;
- nodrošina datu precizitāti, ja ir nepieciešams to atjauninot, kā arī dzēšot (iznīcinot) vai labojot neprecīzos datus;
- nodrošina precīzu un, ja nepieciešams, atjauninātu personas datu apstrādi, dzēšot (iznīcinot) vai labojot neprecīzos datus;
- ievēro datu glabāšanas ierobežojumu, dzēšot (iznīcinot) datus, ja tie vairs nav vajadzīgi noteiktā nolūka sasniegšanai, izņemot gadījumus, kad ir jauni leģitīmi nolūki, kas var pamatot nepieciešamību datus glabāt ilgāk;
- neapstrādā datus tos nekonkrētiem nākotnes nolūkiem, kuru vajadzība nav izvērtēta un apstrādes uzsākšanai nepastāv tiesiskais pamatojums;
- nodrošina atbilstošo personas datu drošību un konfidencialitāti, tostarp aizsardzību pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, īstenojot atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus.
III Personas datu apstrādes likumīgums
VUGD ievēro personas datu apstrādes likumību, apstrādājot datus tikai gadījumā, ja datu apstrādei pastāv atbilstošais tiesiskais pamats. Galvenais tiesiskais pamats datu apstrādei VUGD ir tiesību aktos noteikto VUGD funkciju un uzdevumu izpilde vai uz VUGD attiecināmo juridisko pienākumu izpilde.
Citi tiesiski pamati VUGD apstrādātajiem datiem var būt:
- līgumsaistību nodibināšana un uzturēšana ar datu subjektu,
- sabiedrības intereses vai VUGD likumīgi piešķirtās pilnvaras,
- VUGD vai trešās personas leģitīmo interešu realizēšana,
- datu subjektu vai citu fizisko personu vitālo interešu aizsardzība,
- datu subjektu piekrišana.
IV Personas datu apstrādes mērķi
VUGD veic datu apstrādi atbilstoši tās definētiem personas datu apstrādes mērķiem un tikai saskaņā ar tiem. VUGD, veicot normatīvajos aktos noteiktās funkcijas un uzdevumus, apstrādā personas datus šādiem nolūkiem:
VUGD var veikt:
- videonovērošanu un fotografēšanu, izmantojot stacionāras videokameras, mobilos videonovērošanas kompleksus, un ar minētām iekārtām iegūtās informācijas apstrādi:
- VUGD izmantojamo ēku, telpu un teritoriju apsardzes režīma nodrošināšanai, t.sk. piekļuves kontrolei apsargājamajai teritorijai, atsevišķajām telpām un resursiem un caurlaižu režīma uzturēšanai;
- VUGD personāla un apmeklētāju vitāli svarīgu interešu aizsardzībai, t.sk fizisku draudu novēršanai, atklāšanai vai izmeklēšanai;
- likumpārkāpumu novēršanai, pārtraukšanai un atklāšanai;
- videoinformācijas ierakstīšanu, izmantojot individuālās video kameras un transportlīdzekļu video reģistratorus, lai sniegtu objektīvu konfliktsituāciju atspoguļošanu, novērstu iespējamus korupcijas riskus, atvieglotu pierādījumu iegūšanu ceļu satiksmes negadījumā (t.sk. apdrošināšanas vajadzībām) vai cita incidenta gadījumā;
- organizēto pasākumu filmēšanu un fotografēšanu ar nolūku atspoguļot šos pasākumus VUGD oficiālajā tīmekļa vietnē, sociālajos tīklos, citās interneta vietnēs un plašsaziņas līdzekļos, lai informētu sabiedrību par VUGD darbību un aktualitātēm, kā arī popularizētu VUGD tēlu.
Tiesiskais pamats personas datu apstrādei:
Ministru kabineta 2004.gada 6.janvāra noteikumu Nr.21 “Valsts noslēpuma, Ziemeļatlantijas līguma organizācijas, Eiropas Savienības un ārvalstu institūciju klasificētās informācijas aizsardzības noteikumi” 25.punkts, Ministru kabineta 2010.gada 19.jūnija noteikumi Nr.496 „Kritiskās infrastruktūras, tajā skaitā Eiropas kritiskās infrastruktūras, apzināšanas un drošības pasākumu plānošanas un īstenošanas kārtība”, Ministru kabineta 2011.gada 1.februāra noteikumi Nr.100 „Informācijas tehnoloģiju kritiskās infrastruktūras drošības pasākumu plānošanas un īstenošanas kārtība”, VUGD nodarbināto personas datu apstrādes nolūkiem.
- VUGD veic nodarbināto personas datu apstrādi:
- darba tiesisko attiecību (dienesta attiecības) nodibināšanai, grozīšanai vai izbeigšanai;
- personāla vadībai;
- personas lietas izveidošanai un uzturēšanai;
- personāla novērtēšanai, attīstībai un kvalifikācijas celšanai;
- grāmatvedības uzskaitei;
- algas (atlīdzības) un citu izmaksu aprēķinu veikšanai;
- finanšu līdzekļu plānošanai, analīzei un kontrolei, kā arī statistisko pārskatu sagatavošanai;
- darba laika uzskaitei un kontrolei;
- lietvedības uzskaitei un elektronisko dokumentu aprites kārtības nodrošināšanai;
- obligātās veselības pārbaudes veikšanas kontrolei;
- fiziskās sagatavotības pārbaudei (tikai amatpersonām);
- likuma „Par Valsts noslēpumu” normas, kas attiecas uz personu pielaidi valsts noslēpumam, izpildei;
- sociālo garantiju (tai skaitā veselības apdrošināšanas) administrēšanai;
- darba drošības un ugunsdrošības instruktāžas administrēšanai un nelaimes gadījumu izmeklēšanai;
- darba braucienu, komandējumu, atvaļinājumu un citu prombūtnes gadījumu administrēšanai;
- noziedzīgo nodarījumu atklāšanai un izmeklēšanai;
- informācijas sistēmu fiziskajai aizsardzībai;
- mantisko interešu apdraudējumu novēršanai;
- personu dzīvības un veselības apdraudējumu novēršanai;
- piekļuves kontrolei apsargājamajai teritorijai, atsevišķajām telpām un resursiem un caurlaižu režīma uzturēšanai;
- piekļuves tiesību nodrošināšanai datortīkliem un informācijas sistēmām;
- korupcijas risku un interešu konflikta novēršanai;
- disciplināratbildības pārvaldībai;
- parādu atgūšanai un piedziņai;
- 112 zvanu centra un notikumu pārvaldībai (balss ieraksts);
- formas tērpu un speciālo aizsardzības līdzekļu uzskaitei;
- VUGD starptautisko aktivitāšu pārvaldībai un VUGD personāla resursu un materiālo resursu plānošanai pasākumiem, kas tiek veikti, lai nodrošinātu VUGD funkciju un uzdevumu izpildi;
- organizēto pasākumu norises atspoguļošanai (t.sk. VUGD tēla atpazīstamības veicināšanas un glābēju profesijas popularizēšanai);
- citiem VUGD nodarbināto personas datu apstrādes nolūkiem, ja tas nav pretrunā ar VDAR prasībām (piemēram, ja tāda apstrāde ir nepieciešama normatīvajos aktos noteikto funkciju un uzdevumu veikšanai, uz VUGD attiecināmo juridisko pienākumu izpildei vai VUIGD leģitīmas intereses aizstāvēšanai).
Tiesiskais pamats personas datu apstrādei:
Līgumsaistību nodibināšana un uzturēšana, leģitīmas intereses (atsevišķajos gadījumos) un juridisko pienākumu izpilde. Apstrādājot VUGD nodarbināto personas datus, kā arī datus personāla atlases procesā, VUGD ievēro Darba likuma, Iekšlietu ministrijas sistēmas iestāžu un Ieslodzījuma vietu pārvaldes amatpersonu ar speciālajām dienesta pakāpēm dienesta gaitas likuma, Ugunsdzēsības likuma, Valsts pārvaldes iekārtas likuma, Arhīvu likuma, Iekšlietu ministrijas sistēmas iestāžu un Ieslodzījuma vietu pārvaldes amatpersonu ar specialajam dienesta pakāpēm disciplināratbildības likuma, likuma „Par Latvijas Republikas starptautiskajiem līgumiem", likuma „Par interešu konflikta novēršanu valsts amatpersonu darbībā”, likuma „Par grāmatvedību”, Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likuma, citu VUGD saistīto Eiropas savienības un Latvijas Republikas tiesību aktu, kā arī Iekšlietu ministrijas un VUGD iekšējo noteikumu un rīkojuma dokumentu prasības.
Pretendentiem (kandidātiem) uz vakanto amatu VUGD ir sagatavota informācija par personas datu apstrādi, ko veic VUGD personāla atlases procesa nodrošināšanai. Tā ir atspoguļota sludinājumā par vakanto amatu un ir pieejama VUGD tīmekļa vietnē.
Tiesiskais pamats personas datu apstrādei:
Ministru kabineta 2013.gada 17.septembra noteikumi Nr.885 „Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienesta maksas pakalpojumu cenrādis".
Tiesiskais pamats personas datu apstrādei:
VDAR 12.pants, likuma „Par fizisko personu datu apstrādi kriminālprocesā un administratīvā pārkāpuma procesā” 10.pants, Informācijas atklātības likums, Iesniegumu likums, Paziņošanas likums, Oficiālās elektroniskās adreses likums, Arhīvu likums, Elektronisko dokumentu likums, citi normatīvie akti, kas regulē dokumentu apriti, vadību un lietvedības uzskaiti.
Tiesiskais pamats personas datu apstrādei:
Līguma noslēgšana un līgumsaistību izpilde, likums „Par grāmatvedību”, Arhīvu likums, Ministru kabineta 2003. gada 21.oktobra noteikumi Nr.585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju”, citi normatīvie akti, kas regulē grāmatvedības uzskaiti.
Tiesiskais pamats personas datu apstrādei:
Administratīvās atbildības likums, citi normatīvie akti, kas regulē administratīvo pārkāpumu un kriminālprocesu.
V Personas datu nodošana trešajām personām
VUGD neizpauž trešajām personām datu subjekta personas datus, izņemot šādus gadījumus:
- datu nodošana ir nepieciešama, lai nodrošinātu VUGD funkciju un uzdevumu izpildi;
- datu nodošana ir nepieciešama, lai likumā noteiktajā kārtībā iesniegtu informāciju kontrolējošām iestādēm vai tiesībsargājošām institūcijām vai izpildītu citu uz VUGD attiecināmo juridisko pienākumu;
- datu nodošana ir paredzēta sadarbības līgumā vai vienošanās, un notiek apjomā, kas ir nepieciešams normatīvajos aktos paredzēto funkciju veikšanai;
- datu saņēmējam ir likumīgas tiesības pieprasīt un saņemt informāciju normatīvajos aktos paredzēto funkciju veikšanai;
- ārējos normatīvajos aktos ir paredzēta valsts informācijas sistēmā iekļauto datu apmaiņa ar citām valsts informācijas sistēmām izmantojot datu pārraidi tiešsaistes režīmā normatīvajos aktos paredzēto funkciju veikšanai;
- datu nodošana ir nepieciešama, lai nodrošinātu VUGD likumīgo interešu aizsardzību ārējos normatīvajos aktos noteiktos gadījumos;
- datu nodošana notiek pamatojoties uz Valsts drošības iestāžu likuma prasībām;
- datu nodošana notiek pamatojoties uz datu subjekta skaidru un nepārprotamu rakstisku piekrišanu.
Datu nodošana uz trešo valsti:
Personas dati var tikt nodoti un apstrādāti valstīs, kas neietilpst ES/EEZ (trešajās valstīs), ja tam ir tiesisks pamats (piemēram, lai izpildītu starptautisko līgumu saistības vai pamatojoties uz datu subjekta piekrišanu).
VI Datu subjekta tiesības
Pieprasīt piekļuvi datiem, proti, pieprasīt apstiprinājumu, vai VUGD apstrādā Jūsu personas datus, un šādos gadījumos pieprasīt datu kopiju un attiecīgu papildu informāciju, piemērām, datu apstrādes nolūku un tiesisko pamatojumu.
Pieprasīt izlabot datus, proti, pieprasīt izlabot Jūsu personas datus, ja Jūs uzskatāt, ka tie ir nepareizi vai nepilnīgi.
Pieprasīt dzēst datus, proti pieprasīt pārtraukt Jūsu personas datu apstrādi un neatgriezeniski dzēst esošos datus, ja Jūs uzskatāt, ka tie ir apstrādāti nelikumīgi vai vairs nav nepieciešami saistībā ar nolūkiem, kādiem tie tika apstrādāti, vai atsaucot Jūsu piekrišanu datu apstrādei.
Ierobežot datu apstrādi, proti pieprasīt pārtraukt Jūsu personas datu apstrādi, ja Jūs uzskatāt, ka tie ir apstrādāti nelikumīgi vai vairs nav nepieciešami saistībā ar nolūkiem, kādiem tie tika apstrādāti, vai atsaucot Jūsu piekrišanā datu apstrādei, nedzēšot datus, ja datu dzēšana nav vēlama, jo dati vēl var būt Jums nepieciešami, piemēram, lai aizstāvētu Jūsu likumīgās prasības tiesā u.tml.
Iebilst pret datu apstrādi, proti pieprasīt pārtraukt Jūsu personas datu apstrādi, kura ir veikta VUGD leģitīmās interesēs, ja Jūs uzskatāt, ka Jūsu tiesības uz datu privātumu konkrētajā gadījumā ir svarīgākas, nekā VUGD leģitīmas intereses vai ka apstrādājamo datu apjoms, apstrādes veids vai datu glabāšanas termiņš neatbilst nolūkiem, kādiem dati tiek apstrādāti.
Prasības dzēst vai ierobežot datus nevar ietekmēt tādu datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei.
Piekrišanas atsaukums neietekmē datu apstrādes, kura ir veikta pirms piekrišanas atsaukuma, likumīgumu.
VUGD ir tiesības turpināt apstrādāt datus, saņemot iebildumu pret datu apstrādi, ja šādai datu apstrādei ir pārliecinoši motivēti iemesli vai apstrāde nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei.
Lai īstenotu iepriekš minētās tiesības, VUGD aicina Jūs iesniegt rakstveida iesniegumu VUGD, pamatojoties uz kuru Jums tiks izsniegta atbilde likumā noteiktajos termiņos, kā arī veiks pasākumus, lai nodrošinātu Jūsu tiesību realizēšanu.
Ja Jums ir radušies kādi jautājumi saistībā ar Paziņojumu vai Jūsu personas datu apstrādi, tad Jūs varat ar mums sazināties, izmantojot Paziņojumā norādīto kontaktinformāciju. Tāpat arī Jūs varat personīgi vērsties ar iesniegumu VUGD Maskavas iela 5, Rīga, uzrādot personu apliecinošu dokumentu.
Ja Jūs uzskatāt, ka neesam spējuši savstarpēji atrisināt radušos problēmjautājumu un VUGD joprojām ir pārkāpusi Jūsu tiesības vai nav pietiekami aizsargājusi Jūsu datus, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai.
VII Personas datu aizsardzība
VUGD tiek nodrošināta personas datu informācijas apstrāde, ievērojot normatīvajos aktos noteiktās drošības prasības, izmantojot samērīgas un piemērotas fiziskās, tehniskās un administratīvās procedūras un līdzekļus personas datu aizsardzībai. Jebkuri dati, ko VUGD apstrādā personāla atlases procesa nodrošināšanai un citiem nolūkiem, tiek apstrādāti saskaņā ar spēkā esošo tiesisko regulējumu un VUGD noteiktajām iekšējām procedūrām, ievērojot normatīvajos aktos noteiktās fizisko personu datu aizsardzības prasības un rūpējoties par datu drošību un konfidencialitāti. Informācijas un komunikācijas tehnoloģiju tehnisko resursu uzturēšanu un informācijas sistēmu administrēšanu nodrošina Iekšlietu ministrijas Informācijas centrs, kura uzdevumus un kompetenci nosāka normatīvie akti, t.sk. IeM IC nolikums, un precizē vienošanās un pakalpojuma līmeņa līgumi.
VIII Citi jautājumi
Personas datu apstrādes ģeogrāfiskā teritorija:
Personas dati tiek apstrādāti Eiropas Savienības/Eiropas Ekonomiskajā zonā (ES/EEZ).
Automatizētā lēmuma pieņemšana:
VUGD neveic automatizēto lēmumu pieņemšanu (profilēšanu).
Personas datu glabāšanas termiņš:
Personas dati tiek glabāti saskaņā ar normatīvajiem aktiem un ne ilgāk kā nepieciešams datu apstrādes nolūkam. Saskaņā ar VUGD lietu nomenklatūru personas datiem var būt dažāds glabāšanas termiņš, atkarībā no personas datus saturošā dokumenta un tos uzglabā saskaņā ar lietu nomenklatūrā noteikto laika periodu.
Personas datu apstrāde ārkārtējās situācijās:
Ārkārtējā situācijā VUGD ir tiesīga veikt papildu personas datu apstrādi, pamatojoties uz Ministru kabineta rīkojumiem, kuri tiek izdoti uz likuma „Par ārkārtējo situāciju un izņēmuma stāvokli” pamata. Tajā skaitā VUGD ir tiesīga nodot saņemtos datus citām iestādēm, ja datu nodošana ir tiesiski pamatota un nepieciešama saņēmējam, lai izpildītu minētājos rīkojumos noteiktos uzdevumus.
Personas datu apstrāde saistībā ar Covid-19:
Covid-19 infekcijas izplatīšanās vai izplatīšanās draudu gadījumā Ministru kabinets epidemioloģiskās drošības nolūkos nosaka dažādus īpašos nosacījumus un prasības, kas skar juridiskās un fiziskās personas, tajā skaitā paredzot dažādu privātpersonu tiesību ierobežojumus.
Tiesiskais pamats:
Covid-19 infekcijas izplatības pārvaldības likums, Ministru kabineta noteikumi 2020.gada 9.jūnija noteikumi Nr.360 „Epidemioloģiskās drošības pasākumi Covid-19 infekcijas izplatības ierobežošanai”, VDAR 6.panta 1.punkta d) un e) apakšpunkts: datu subjektu vai citas fiziskas personas vitālo interešu aizsardzība, sabiedrības intereses).
Papildu informācija:
Šī ir Paziņojuma aktuālā redakcija. Paziņojumā norādītā informācija nav izsmeļoša. VUGD patur tiesības veikt grozījumus Paziņojumā, papildinot vai precizējot Paziņojumu un publicējot Paziņojuma aktuālo versiju VUGD tīmekļa vietnē ar datumu, kurā tā ir stājusies spēkā.
Paziņojuma aktuālās redakcijas datums: 01.04.2022.